آداب برگزاری جلسات و مدیریت جلسات کسب و کار ، کلید یک کسب و کار خوب و موفق است، چرا که زمان برگزاری جلسات حضوری و نحوه‌ی مدیریت جلسات کسب و کار ، فضای مناسبی برای اطلاع‌رسانی شفاف و تصمیم‌گیری اثربخش فراهم می‌کند. اما اغلب، جلسات بیش از زمان مورد انتظار، به درازا می‌کشند و در مشارکت دادن حاضرین، ناتوان می‌مانند.
با هر کسی که جلسه دارید، از شرکا گرفته تا عرضه‌کنندگان یا کارکنان، با رعایت موارد زیر، تسلط و هوشیاری خود را در مدیریت جلسات کسب و کار به نمایش بگذارید.
۱. اهداف را مشخص‌کنید.
یک هدف روشن، جو مناسب جلسات را تنظیم می‌کند و مسیر آن را مشخص می‌کند. هدف شما باید مشخص و قابل اندازه‌گیری باشد. اگر انتظار دارید که شرکت‌کنندگان، وارد بارش مغزی شوند، از هر یک از آن‌ها بخواهید تا با فهرستی از ایده‌ها وارد جلسات شوند.
۲. از خود بپرسید که آیا برگزاری جلسه ضرورت دارد.
جلسات ممکن است گران تمام شوند. برای محاسبه‌ی بهای دقیق جلسات، نرخ حقوق هر ساعت افراد حاضر در جلسه را در مدت زمان گردهم‌آیی در جلسه ضرب کنید. اگر هدف شما از طریق پست الکترونیکی، تماس کنفرانسی، اسکایپ، یا حتی مباحثه‌های سریع یک به یک قابل دست‌یابی است، جلسه‌ی مشترک بین همه‌ی شرکت‌کنندگان را برگزار نکنید.
۳. تصمیم‌گیرندگان را دعوت کنید.
اثربخش‌ترین جلسات، شامل ذی‌نفعا‌نی می‌شود که تضمین می‌کنند اتخاذ تصمیم در همان جلسه امکان‌پذیر است. اگر به تصمیم گیرنده‌ی کلیدی دسترسی ندارد، از زیردست وی بخواهید در جلسه شرکت کند. در حالت ایده‌آل، این فرد قادر خواهد بود به نیابت از سرپرست خود صحبت کند، و به صورت حداقلی می‌تواند، یادداشت بردارد و به رئیس خود منتقل‌کند.
۴. بایستید.
جلسات معمول طراحی شده برای ایجاد یک مبنای حداقلی با کارکنان و مباحثه راجع به وضعیت گزارش‌ها را می‌توان در ۱۵ دقیقه یا کم‌تر برگزار کرد. بهتر است جلسات را کوتاه کنید و فقط تا وقتی که همه افراد سرپا ایستاد‌ه‌اند، آن را ادامه دهید.
۵. به شکل راهبردی برنامه‌ریزی کنید.
اگر می‌خواهید شرکت‌کنندگان جلسات، مشارکت کامل داشته باشند، از برگزاری جلسات در صبح روز شنبه، که همه مشغول بررسی پست الکترونیکی نخوانده و عقب‌افتاده‌ی خود هستند، اجتناب کنید. هم‌چنین از برگزاری جلسات در عصر روز چهارشنبه، که کارکنان مشغول جمع‌بندی هفته و برنامه‌ریزی برای آخر هفته هستند، اجتناب‌کنید. جلسات را در زمان و روزی برنامه‌ریزی کنید که شرکت‌کنندگان با بیشترین احتمال مشارکت خواهند داشت.
۶. محدوده‌ی زمانی مشخص‌کنید و به آن وفادار بمانید.
جلساتی که برای ساعات طولانی ادامه می‌یابند، باعث می‌شوند شرکت‌کنندگان صبر و تمرکز خود را از دست بدهند. گستره‌ی توجه افراد محدود است و زمان بسیار ارزشمند است. مولدترین جلسات، سر وقت شروع می‌شوند و به موقع خاتمه می‌یابند.
۷. دستور جلسه را اولویت‌بندی کنید.
مهم‌ترین موضوعات را برای آخر جلسات نگذارید. برای کسب اطمینان از این که اهداف دارای بالاترین اولویت محقق می‌شوند، مهم‌ترین موضوعات را در ابتدای جلسات بررسی‌کنید. به این ترتیب، اگر فردی نیاز دارد که زودتر جلسه را ترک کند، به اهداف اصلی خود دست خواهید یافت.
۸. دستور جلسه را رعایت کنید.
دستور جلسه، طرح کلی و چارچوبی است که تمام افراد را روی موضوع متمرکز می‌کند و جریان موجود در جلسه را حفظ می‌کند. دستور جلسات باید یک صفحه‌ای باشند و نباید چیزی به جز موضوعات اصلی مورد بحث را شامل شوند. مکالمات جانبی، زمان ارزشمند را اتلاف می‌کند. اگر شرکت‌کنندگان بر صحبت خارج از دستور تاکید دارند، وارد شوید و پیشنهاد کنید که بعد از برگزاری جلسه یا در جلسه‌ای دیگر آن بحث را مطرح کنند. سپس فوراً به موضوع فعلی برگردید.
۹. مفاهیم را در قالب داستان‌ها منتقل کنید.
وقتی مفاهیم کلیدی یا ایده‌های نویی را به گروه‌ها ارائه می‌کنید، خصوصاً مدل‌هایی که درک آن‌ها مشکل است، توضیح دهید که چرا باید به این موضوع توجه کنند. موضوع را با داستانی سریع چارچوب‌بندی کنید و از مثال استفاده کنید.
۱۰. جلسه را با شفافیت جمع‌بندی کنید.
در انتهای جلسه، تمام تصمیمات و ضرب‌الاجل‌ها را سریعاً تکرار کنید و هرگونه اقدامات پیگیری مورد نیاز را تبیین کنید. تمام شرکت‌کنندگان در جلسات باید دقیقاً بدانند چه انتظاری از آن‌ها می‌رود. جلسات پیگیری را فوراً برنامه‌ریزی کنید.
